Location de salles municipales

J’habite tout à côté de Saint Lyphard et profite donc toute l’année de ses infrastructures (écoles, commerces, etc.) : puis-je profiter du tarif lyphardais ?

• Non : ce tarif est accordé sur justificatif récent (taxe foncière, quittance de loyer ou facture d’énergie) aux habitants de la commune uniquement, ces derniers contribuant de fait déjà pour partie au fonctionnement des biens communaux par leurs impôts et taxes.

L’un de mes proches habite Saint Lyphard : peut-on établir la mise à disposition à son nom, de façon que je puisse profiter du tarif lyphardais ?

• Non : il s’agit alors d’un prête-nom et s’apparente à une sous-location, ce qui est strictement interdit administrativement.

ATTENTION également aux responsabilités que signifient être la personne désignée dans la convention comme utilisatrice des lieux :

• Elle deviendra notre unique interlocuteur, devra signer l’ensemble des documents,
• Établir l’ensemble des chèques (acompte, solde et cautions),
• Être présente aux états des lieux d’entrée et de sortie,
• Fournir son attestation d’assurance en responsabilité civile locative (et donc bien prévenir son assurance de cette mise à disposition),
• Sera responsable de tout dommage sur les biens mobiliers ou immobiliers pendant l’évènement
• Et devra donc en régler les éventuels frais de remise en état.

Des contrôles aléatoires seront effectués.

Les cautions sont-elles encaissées ?

• Non : les cautions déposées en Mairie le sont à titre préventif. En cas de salle rendue excessivement sale et/ou de dégât matériel, le détail sera noté dans l’état des lieux de sortie et un courrier vous sera envoyé, précisant le détail et le coût de la remise en état et/ou de la réparation, ainsi que d’un éventuel devis d’une société extérieure. Attention : ces cautions ne constituent pas un plafond de responsabilité (cf. article 14 du règlement intérieur). Elles vous seront ensuite rendues après encaissement vérifié du règlement des dommages. 

L’attestation de responsabilité civile est-elle obligatoire, même pour les évènements qui bénéficient de la gratuité de l’utilisation de la salle ?

• Oui : est publié sur le site https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1124 :

"Une association locataire doit souscrire une garantie des risques locatifs pour couvrir les dommages causés à l'immeuble en cas d'incendie, de dégât des eaux ou d'explosion."

La mise à disposition des salles communales, même à titre gratuit, étant bien une location, les associations doivent elles aussi souscrire une assurance, par ailleurs étendue aux biens mobiliers, les salles étant meublées.

L’attestation d’assurance est obligatoire pour tout utilisateur, mais de quel type d’attestation s’agit-il ?

• Vous devez nous fournir une attestation d’assurance en responsabilité locative, c’est-à-dire que votre assurance doit être prévenue de votre occupation des lieux. Sans cela, elle risque de se dédire en cas de dommage pour lequel vous demanderiez une prise en charge financière. Le document fourni doit donc indiquer le nom et l’adresse de la salle mise à disposition ainsi que les dates d’occupation.

Notre évènement est payant afin de dégager des recettes qui seront réinvesties dans les activités de notre association : entre-t-il dans la catégorie "soirée générant des recettes" ?

• Oui : à partir du moment où vous faites payer un droit d’entrée à votre évènement sur le site mis à disposition par la commune, vous encaissez des recettes et entrez donc dans cette catégorie de tarif.

Est-il possible de modifier ma réservation une fois celle-ci confirmée par l’envoi de mon dossier et le versement de l’acompte ?

• Oui, dans certains cas : en effet, l’acompte ne pouvant pas être remboursé, sauf cas de force majeure (maladie sur justificatif médical, décès d’un proche parent, mesures sanitaires, par exemple) et à la discrétion du Maire, seuls les allongements de durée de mise à disposition et ajout de salle sont possibles sans avis préalable. Dans ces cas, le service Vie associative vous transmettra un avenant ainsi que les montants de l’acompte supplémentaire et/ou du solde modifié ainsi que des cautions.

Ces modifications ne sont possibles qu’au plus tard 15 jours avant la date de votre évènement.

Si vous souhaitez maintenir votre réservation mais en diminuer la durée ou le nombre de salles, un avis sera demandé au Maire pour validation. Cependant, cela ne pourra pas se faire si cette demande nécessite un remboursement de l’acompte.

Il est précisé dans le règlement un arrêt des festivités à 2h : cela veut-il dire qu’il faut éteindre la musique mais que nous pouvons rester profiter de la salle ? Et avons-nous l’autorisation d’y dormir ?

• Non : un arrêt des festivités signifie que votre évènement se termine et que vos invités prennent le chemin de leur logement. Une tolérance est cependant accordée aux utilisateurs, jusqu’à 4h pour l’Espace des Coulines, mais uniquement pour le rangement et le ménage à votre charge. Il est strictement interdit de rester dans la salle après ces horaires, notamment pour dormir sur place.

Si je réserve l’une des deux salles pour mon évènement, l’autre salle pourra-t-elle être mise à disposition d’autres utilisateurs ?

• Non : les espaces communs ne pouvant pas être divisés, l’ensemble du site des Coulines est à chaque réservation privatisé pour celle-ci. Seule la Mairie pourra disposer des lieux, mais dans de très rares cas. Une attention toute particulière est alors portée à ne pas ou très peu interférer avec votre évènement.

La cloison séparant les deux salles de l’Espace des Coulines (Iris et Roseaux) peut-elle être partiellement ouverte afin de créer des espaces séparés mais communiquant ?

• Non : pour des raisons de sécurité, cette configuration n’est pas possible. La cloison reste donc ouverte ou fermée pendant tout votre évènement. Dans ce dernier cas, l’accès entre les 2 salles se fait par l’espace bar. Par ailleurs, seul un agent de la Mairie peut être autorisé à manipuler la cloison et il convient donc d’en faire la demande au préalable au service Vie Associative.

Est-il possible de cuisiner dans l’Espace des Coulines ?

• Oui, mais uniquement dans la cuisine : il est sinon, pour raison de sécurité incendie des personnes et des biens, strictement interdit de cuisiner dans les autres espaces intérieurs comme sur les terrasses ou les espaces végétalisés. Cette interdiction vaut pour tous les appareils électriques, à gaz, à charbon ou autre : ni crêpière, ni barbecue, ni cuisson à la broche, etc.

En revanche, une cuisson extérieure est possible sur le parking, impérativement à plus de 8 mètres du bâtiment, avec une protection au sol et un extincteur dédié fourni par vos soins.

La salle est-elle équipée de vaisselle ?

• Non : il vous faudra bien prévoir de louer la vaisselle, ainsi que de prévenir votre traiteur que la cuisine de dispose pas de bacs gastronomiques ni de grilles.

Pour la décoration et/ou la technique de notre évènement, pouvons-nous accrocher des éléments au plafond de la salle ?

• Non : pour des raisons de sécurité, il n’est autorisé aucune accroche aux plafonds et éléments du plafond des différents espaces des Coulines, même légère, même temporaire.

Est-il possible d’avoir accès à la salle avant et/ou après ma réservation, pour y stocker du matériel ou de la nourriture par exemple ?

• Non : vous ne pourrez disposer des lieux qu’aux dates et horaires précisés dans la convention, notamment pour des raisons de responsabilité en cas de dommage ou d’accident. Vous ne seriez alors en effet pas couvert par votre assurance.

Il pourra éventuellement être convenu avec le service Vie associative d’une livraison ou d’un enlèvement lors des rendez-vous d’état des lieux.

Les espaces végétalisés seront-ils tondus avant mon évènement ?

Pas nécessairement : en effet, les services de la commune gèrent les espaces verts de façon durable et il peut donc être décidé de laisser ces espaces "en tige" plutôt que de les tondre et ainsi risquer à brève échéance de les griller sans possibilité qu’ils se régénèrent d’eux-mêmes.

Est-il possible d’utiliser le mobilier de la salle sur les espaces végétalisés ?

• Non : les tables, chaises et manges-debout mis à disposition des utilisateurs restent dans les espaces intérieurs. Des tables "pique-nique" en bois et des tables légères sont en revanche disponible mais uniquement pour utilisation sur les terrasses : elles sont interdites sur les espaces végétalisés et à l’intérieur de la salle.

Est-il possible de faire entrer des véhicules sur les espaces végétalisés, terrasses et salles (pour y décharger du matériel, installer un foodtruck, etc.) ?

• Non : pour assurer le bon état des lieux, ce le plus longtemps possible, les véhicules, quels qu’ils soient, doivent rester sur les parkings.